Masz jednoosobową firmę i myślisz o pierwszym etacie? W tym tekście zobaczysz, jak legalnie zatrudnić pracownika w JDG i na co uważać przy ryczałcie. Dostaniesz też prostą listę obowiązków, które musi spełnić każdy nowy pracodawca.
Czy w firmie jednoosobowej można zatrudnić pracownika?
Nazwa jednoosobowa działalność gospodarcza bywa myląca. Wiele osób sądzi, że taka firma musi działać wyłącznie „w pojedynkę”. Polskie prawo jest tu jasne – właściciel JDG może zatrudniać pracowników i współpracowników, niezależnie od branży czy skali działalności. Sam fakt, że prowadzisz JDG, nie ogranicza cię w rozszerzaniu zespołu.
Znaczenie ma natomiast wybrana forma opodatkowania. Inne zasady dotyczą osób na ryczałcie, inne przy karcie podatkowej, jeszcze inne przy zasadach ogólnych. Od tego zależą zarówno koszty, jak i ewentualne limity liczby pracowników. Trzeba też pogodzić prawo pracy, obowiązki ZUS i podatki, bo wszystkie te obszary łączą się w momencie zatrudnienia.
JDG na ryczałcie – czy można zatrudniać?
Przedsiębiorca na ryczałcie ewidencjonowanym może zawierać z pracownikami umowy o pracę, a także umowy cywilnoprawne, czyli umowy zlecenia czy umowy o dzieło. Ryczałt nie blokuje samej możliwości zatrudniania. Blokuje coś innego – w tej formie opodatkowania nie rozliczasz kosztów uzyskania przychodu, a więc wynagrodzenia i składki nie obniżą twojego podatku.
Podatek liczysz od przychodów ewidencjonowanych, a nie od zysku. Jeśli więc z każdej zarobionej złotówki oddajesz określony procent, to koszt pensji musisz sfinansować poza podatkiem. W praktyce oznacza to, że już przy planowaniu etatu warto policzyć, ile wyniesie cała „cena” zatrudnienia razem z narzutami ZUS i podatkiem od wypłat dla pracownika.
Czy na ryczałcie można odliczyć koszty pracownika?
Podatek ryczałtowy ma prostą konstrukcję. Płacisz określoną stawkę od przychodu i nie wykazujesz kosztów. Dotyczy to także kosztów zatrudnienia pracownika. Wynagrodzenia, składki ZUS po stronie pracodawcy, badania lekarskie czy BHP są dla ciebie realnym wydatkiem, ale nie podadzą ci ręki przy obniżaniu podatku.
Dlatego przy ryczałcie szczególnie ważne jest solidne planowanie finansowe. Warto policzyć, jak zmieni się relacja przychód–marża po pojawieniu się etatu. Dobrze działa prosty arkusz, w którym zestawisz: przychód miesięczny, pełny koszt pracownika, kwotę ryczałtu i swoje wynagrodzenie jako właściciela. Taka kalkulacja często pokazuje, kiedy zatrudnienie jest już realnym wsparciem, a kiedy jeszcze zbyt dużym obciążeniem.
Jakie formy zatrudnienia ma do dyspozycji właściciel JDG?
Właściciel jednoosobowej działalności ma takie same narzędzia jak większa spółka. Może dobrać formę zatrudnienia do rodzaju pracy, jej stałości i ryzyka. Przepisy nie wprowadzają tu ograniczeń tylko dlatego, że masz „małą” firmę.
Najczęściej w JDG pojawiają się tradycyjne etaty, zlecenia, dzieła oraz współpraca B2B. Każde z tych rozwiązań oznacza inne koszty pracodawcy, inną odpowiedzialność i inny poziom ochrony zatrudnionej osoby. Dobrze jest nie kopiować rozwiązań „jak inni”, tylko podstawić je pod własny model biznesu.
Umowa o pracę
Umowa o pracę to najbardziej sformalizowana forma zatrudnienia. Daje pracownikowi pełne prawa wynikające z Kodeksu pracy, w tym prawo do urlopu wypoczynkowego, wynagrodzenia chorobowego, ochrony w okresie wypowiedzenia oraz minimalnej pensji. Pracodawca musi odprowadzać pełne składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy.
Umowa powinna określać m.in. rodzaj pracy, miejsce jej wykonywania, wymiar czasu pracy, wysokość wynagrodzenia i termin rozpoczęcia pracy. Możesz zawrzeć ją na okres próbny, czas określony lub nieokreślony. Taka forma bywa droższa niż umowy cywilnoprawne, ale daje stabilność i często przyciąga lepszych kandydatów, zwłaszcza przy długotrwałej współpracy.
Umowa zlecenia i umowa o dzieło
Umowa zlecenia sprawdza się, gdy potrzebujesz elastyczności czasowej lub zlecasz zadania sezonowe. Rozliczenie zwykle opiera się na liczbie przepracowanych godzin albo wykonanych zadań. Większość zleceniobiorców podlega składkom ZUS, choć zakres tych składek zależy od ich sytuacji (np. statusu studenta).
Umowa o dzieło dotyczy jednorazowego rezultatu, np. projektu graficznego czy tekstu. Od takiej umowy co do zasady nie odprowadza się składek ZUS, więc całkowity koszt bywa niższy. Musisz jednak jasno zdefiniować dzieło i odbiór efektu, bo w razie kontroli ZUS coraz częściej kwestionuje nadużywanie umów o dzieło zamiast zlecenia czy etatu.
Współpraca B2B i stażyści
Coraz więcej firm jednoosobowych korzysta także z modelu B2B, czyli współpracy z inną działalnością gospodarczą. Wtedy podpisujesz umowę cywilnoprawną między firmami, a druga strona sama opłaca swoje składki i podatki. Kosztujesz cię wtedy głównie wynagrodzenie brutto na fakturze plus ewentualny VAT.
Możesz też przyjmować stażystów i praktykantów. To szansa na wsparcie w prostszych zadaniach i jednocześnie sposób na wychowanie pracownika „pod siebie”. Formę takiej współpracy trzeba dobrać zgodnie z przepisami – w grę wchodzą m.in. staże z urzędu pracy, praktyki studenckie albo zwykłe umowy cywilnoprawne.
Jakie limity i ograniczenia dotyczą JDG przy zatrudnianiu?
Nie każda forma opodatkowania daje taką samą swobodę. W niektórych wariantach pojawiają się limity liczby pracowników albo ograniczenia co do rodzaju umów. Warto to ustalić, zanim podpiszesz pierwszą umowę.
Najwięcej pułapek kryje karta podatkowa. Z kolei przy zasadach ogólnych czy podatku liniowym ograniczenia praktycznie znikają, ale zmienia się sposób liczenia podatku. Tam koszty wynagrodzeń stają się jednym z istotniejszych elementów kalkulacji podatku dochodowego.
Karta podatkowa
Jeśli korzystasz z karty podatkowej, ustawodawca narzuca limit pracowników. Możesz zatrudnić maksymalnie pięć osób, jeśli chcesz zachować tę formę opodatkowania. Przekroczenie limitu wiąże się z utratą prawa do karty i przejściem na inną formę rozliczeń.
Na karcie podatkowej nie wolno też korzystać z niektórych umów cywilnoprawnych przy zatrudnieniu – zwłaszcza tych, które mogłyby być uznane za obejście przepisów o liczbie pracowników. Od 2022 roku karta jest zarezerwowana tylko dla tych, którzy już z niej korzystali i ją kontynuują, więc nowe firmy raczej wybierają ryczałt, skalę albo liniowy.
Skala podatkowa i podatek liniowy
Przy opodatkowaniu na zasadach ogólnych (skala podatkowa) oraz przy podatku liniowym nie ma ustawowego limitu liczby pracowników. Możesz rozwijać zespół zgodnie z potrzebami biznesu. Jednocześnie zyskujesz prawo do zaliczania pełnych kosztów zatrudnienia do kosztów uzyskania przychodu.
Do kosztów zaliczasz więc m.in. wynagrodzenie brutto, finansowane przez ciebie składki ZUS, koszty badań lekarskich, szkoleń BHP czy doposażenia stanowiska. To często powoduje, że właściciele rosnących firm rozważają przejście z ryczałtu na inną formę opodatkowania, gdy zatrudnienie staje się stałym elementem modelu biznesowego.
Jak wygląda krok po kroku zatrudnienie pracownika w JDG?
Formalna strona zatrudnienia w jednoosobowej firmie nie różni się od procedur w większych podmiotach. Zmienia się tylko skala. Dokumenty, zgłoszenia i terminy pozostają takie same, bo wynikają z Kodeksu pracy, ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych i przepisów podatkowych.
Proces najłatwiej podzielić na kilka etapów: zebranie danych od kandydata, badania lekarskie, przygotowanie i podpisanie umowy, szkolenie BHP, przekazanie informacji o warunkach zatrudnienia, zgłoszenia do ZUS i ewentualnie do PPK, a potem bieżące rozliczenia. To brzmi obszernie, ale przy pierwszym pracowniku szybko nabierasz wprawy.
Jakie dane zebrać od kandydata?
Zanim przygotujesz umowę, musisz mieć zestaw danych osobowych. Art. 221 Kodeksu pracy wymienia, o co możesz poprosić osobę ubiegającą się o zatrudnienie. Chodzi m.in. o imię i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe, informacje o wykształceniu, kwalifikacjach i dotychczasowym zatrudnieniu, jeśli są potrzebne na danym stanowisku.
Kandydat powinien też okazać świadectwa pracy, dyplomy i inne dokumenty potwierdzające wymagane umiejętności. Po zawarciu umowy możesz żądać kolejnych danych, np. numeru PESEL, adresu do korespondencji czy danych dzieci, jeśli są one konieczne do korzystania z uprawnień z zakresu prawa pracy.
Badania lekarskie
Przed dopuszczeniem pracownika do pracy na etacie musisz wysłać go na wstępne badania lekarskie. Wystawiasz skierowanie, w którym wskazujesz rodzaj badania, stanowisko oraz informacje o ewentualnych czynnikach szkodliwych na danym stanowisku. Lekarz medycyny pracy ocenia, czy nie ma przeciwwskazań do pracy.
Art. 229 Kodeksu pracy określa, że badania odbywają się w godzinach pracy i na twój koszt. Orzeczenie lekarskie przechowujesz później w aktach osobowych pracownika. Podobnej procedurze podlega też okresowe i kontrolne badanie w trakcie zatrudnienia, jeśli wynika to z przepisów dla danego stanowiska.
Podpisanie umowy i informacja o warunkach pracy
Umowę o pracę zawierasz na piśmie przed rozpoczęciem pracy. Jeśli z jakiegoś powodu uzgodnienia były tylko ustne, najpóźniej w dniu startu pracy musisz je potwierdzić na piśmie. W dokumencie wskazujesz strony umowy, rodzaj umowy, datę zawarcia oraz najważniejsze warunki zatrudnienia.
W ciągu 7 dni od zawarcia umowy przekazujesz pracownikowi informację o szczegółowych warunkach, takich jak dobowy i tygodniowy wymiar czasu pracy, przerwy, zasady pracy zmianowej, system wypłaty wynagrodzenia, wymiar urlopu wypoczynkowego, zasady godzin nadliczbowych i procedura rozwiązania umowy. Jeśli w twojej firmie nie ma regulaminu pracy, w tej informacji muszą się pojawić także m.in. pora nocna i sposób potwierdzania obecności.
Szkolenie BHP
Przed dopuszczeniem do pracy organizujesz szkolenie wstępne BHP. Obejmuje ono instruktaż ogólny i stanowiskowy, przygotowany dla konkretnej grupy stanowisk. Podczas szkolenia pracownik poznaje zagrożenia na swoim stanowisku, zasady bezpiecznej pracy i procedury reagowania na sytuacje niebezpieczne.
Szkolenia odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy. Odbycie szkolenia potwierdza się w karcie szkolenia wstępnego, którą przechowujesz w aktach osobowych. Później, w trakcie zatrudnienia, trzeba organizować także szkolenia okresowe – ich częstotliwość zależy od rodzaju pracy i warunków na stanowisku.
Jakie obowiązki wobec ZUS, US i PPK ma JDG po zatrudnieniu?
Od momentu zatrudnienia stajesz się nie tylko przedsiębiorcą, ale i płatnikiem składek oraz płatnikiem zaliczek na podatek za pracowników. Dochodzą też obowiązki roczne związane z informacjami podatkowymi i rozliczeniami programu PPK.
Terminy są tu ściśle określone. Zgłoszenia do ZUS trzeba zrobić w ciągu 7 dni, zaliczki na PIT wpłacasz do 20. dnia miesiąca, a dokumenty do instytucji finansowej PPK wysyłasz co miesiąc. Dobrze sprawdza się prosty kalendarz rozliczeń, szczególnie gdy łączysz własne składki ZUS z rozliczaniem pracowników.
Zgłoszenie pracownika do ZUS i prowadzenie akt osobowych
Art. 36 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych mówi, że na zgłoszenie pracownika do ZUS masz 7 dni od nawiązania stosunku pracy. Robisz to na formularzu ZUS ZUA – zgłaszasz do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. Jeśli pracownik zgłasza członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego, wysyłasz także formularz ZUS ZCNA.
Równocześnie musisz prowadzić akta osobowe oraz dokumentację pracowniczą. Akta dzielą się na części A, B, C, D i E. W każdej przechowujesz inny zestaw dokumentów, od kwestionariusza osobowego i świadectw pracy, przez umowę, szkolenia BHP i orzeczenia lekarskie, po dokumenty związane z rozwiązaniem umowy czy ewentualną odpowiedzialnością porządkową. To obowiązek także dla małej JDG.
Wynagrodzenie, minimalna pensja i PPK
Pracodawca musi wypłacać wynagrodzenie co najmniej raz w miesiącu, nie później niż do 10. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Pensja nie może być niższa niż minimalne wynagrodzenie za pracę obowiązujące w danym roku i przy danym wymiarze etatu. W 2023 roku było to 4242 zł brutto od stycznia i 4300 zł brutto od lipca przy pełnym etacie.
Większość pracowników obejmuje system Pracowniczych Planów Kapitałowych. Musisz zgłosić pracownika do PPK nie wcześniej niż 14 dni po nawiązaniu stosunku pracy i nie później niż po upływie 3 miesięcy zatrudnienia. Rejestracji dokonujesz do 10. dnia miesiąca po tym, jak miną 3 miesiące pracy, pod warunkiem że pracownik nie złożył rezygnacji z programu.
Bieżące rozliczenia ZUS, podatki i obowiązki roczne
Jako płatnik składek co miesiąc wyliczasz i opłacasz składki za pracowników. Wysyłasz do ZUS deklarację ZUS DRA oraz imienne raporty, m.in. ZUS RCA i w razie potrzeby ZUS RSA lub ZUS RPA. Terminy wpłat składek zależą od rodzaju płatnika, ale dla typowej JDG to zwykle 20. dzień następnego miesiąca.
W tym samym terminie musisz wpłacić zaliczkę na PIT-4 za pracownika na swój mikrorachunek podatkowy. Na koniec roku do urzędu skarbowego wysyłasz deklaracje PIT-4R i PIT-11, a pracownikowi przekazujesz jego PIT-11 oraz informację o opłaconych składkach i świadczeniach. Jeśli zatrudnione osoby są w PPK, co miesiąc wysyłasz także deklaracje do instytucji finansowej i przekazujesz wpłaty w ustawowym terminie.
Przy takiej liczbie obowiązków wielu właścicieli JDG korzysta z programów online do obsługi kadr i płac. Systemy te przypominają o terminach, generują dokumenty typu ZUS ZUA czy PPK i pomagają uporządkować dokumentację pracowniczą, co zmniejsza ryzyko pomyłki przy kontrolach.
