Jak długo trzeba przechowywać dokumentację firmową i w jakiej formie?
Jak długo trzeba przechowywać dokumentację firmową i w jakiej formie? Zależy to od rodzaju akt, podstawy prawnej oraz sytuacji przedsiębiorstwa. Sprawdź, kiedy wystarczy archiwum elektroniczne, a kiedy dokumenty trzeba zachować znacznie dłużej.
Jakie dokumenty przechowuje przedsiębiorca?
Firma gromadzi dokumenty podatkowe, księgowe, kadrowe i związane z ubezpieczeniami społecznymi. Każda grupa podlega innym zasadom. Dlatego nie warto przyjmować, że całe archiwum można usunąć po jednym, wspólnym terminie.
W uporządkowanym archiwum powinny znaleźć się między innymi:
- faktury sprzedaży i zakupu oraz rachunki,
- księgi rachunkowe, ewidencje i rejestry podatkowe,
- deklaracje, raporty i dokumenty przekazywane do ZUS,
- akta osobowe, ewidencja czasu pracy i listy wynagrodzeń,
- umowy, dokumenty inwentaryzacyjne oraz dowody dotyczące majątku firmy.
Umowy z kontrahentami warto zachować co najmniej do upływu terminu przedawnienia roszczeń. Dotyczy to także korespondencji, potwierdzeń płatności i wiadomości ustalających warunki współpracy. Taki zestaw może pomóc firmie podczas sporu.
Jak długo przechowywać dokumenty podatkowe i księgowe?
Dokumenty podatkowe przechowuje się zasadniczo przez pięć lat, licząc od końca roku, w którym minął termin zapłaty podatku. Dotyczy to faktur, rejestrów VAT, deklaracji, ewidencji oraz dowodów księgowych. Ten sam okres obejmuje wiele dokumentów związanych z rozliczeniami ZUS.
Podobna zasada dotyczy ksiąg rachunkowych, dokumentów inwentaryzacyjnych i części dokumentacji płacowej. Zatwierdzone sprawozdania finansowe zachowuje się bezterminowo. Akta dotyczące środków trwałych mogą wymagać dłuższego przechowywania, ponieważ powinny pozostać dostępne przez okres amortyzacji i przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Nie wolno niszczyć dokumentów objętych kontrolą lub postępowaniem. Trzeba zachować je do zakończenia sprawy, nawet gdy zwykły termin archiwizacji już minął. Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez dziesięć lat, ale przedsiębiorca nadal powinien prawidłowo ujmować je w ewidencji.
Jak długo przechowywać dokumentację pracowniczą?
Dokumentacja pracownicza obejmuje akta osobowe oraz dokumenty związane ze stosunkiem pracy. Należą do nich między innymi ewidencja czasu pracy, wnioski urlopowe, listy płac, dokumenty BHP i informacje o nieobecnościach.
Dla większości osób zatrudnionych po zmianie przepisów obowiązuje dziesięcioletni okres przechowywania. Liczy się go od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Starsze akta mogą podlegać okresowi pięćdziesięciu lat, chyba że pracodawca spełnił warunki pozwalające na skrócenie tego terminu.
Dokumentację związaną z postępowaniem przechowuje się do jego prawomocnego zakończenia. Po upływie właściwego okresu były pracownik może odebrać akta w wyznaczonym czasie. Dopiero później pracodawca może je zniszczyć w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści.
Czy dokumenty można przechowywać elektronicznie?
Tak. Faktury, rejestry, dokumenty ZUS oraz wiele akt pracowniczych można archiwizować cyfrowo. System musi zapewniać autentyczność pochodzenia, integralność treści, czytelność i dostęp przez cały wymagany okres.
Przy zmianie papierowych akt na elektroniczne wykonuje się skany. Pracodawca lub osoba upoważniona potwierdza ich zgodność kwalifikowanym podpisem albo kwalifikowaną pieczęcią. Dokumenty trzeba przechowywać w systemie chronionym przed utratą, uszkodzeniem i dostępem osób nieuprawnionych.
Warto stosować kopie zapasowe, kontrolę dostępu oraz jednolite nazwy plików. Papierowe archiwum powinno znajdować się w miejscu suchym i zabezpieczonym. Elektroniczne pliki najlepiej przechowywać na kilku nośnikach, nie tylko na jednym komputerze.
Kiedy można zniszczyć dokumenty?
Przed brakowaniem należy sprawdzić kategorię dokumentu, sposób liczenia terminu i ewentualne postępowania. Przydatny będzie wykaz akt z datą końca archiwizacji. Niszczenie powinno uniemożliwiać odczytanie danych oraz identyfikację osób zgodnie z wymaganiami ochrony danych.
Przed usunięciem dokumentów sprawdź:
- czy minął właściwy termin przechowywania,
- czy nie trwa kontrola, spór lub postępowanie,
- czy dokument nie potwierdza amortyzacji albo historii majątku,
- czy elektroniczna kopia jest kompletna i możliwa do odtworzenia.
Archiwum może znajdować się w siedzibie firmy, biurze księgowym albo u wyspecjalizowanego przechowawcy. Najważniejsze są poufność, kompletność i szybki dostęp do akt. Artykuł powstał przy współpracy z backupstorage.pl.
Artykuł sponsorowany
