Masz firmę i zastanawiasz się, jak rozliczyć podatki w firmie na ryczałcie? W kilku zdaniach pokażę Ci, kiedy ta forma opodatkowania ma sens i jak z nią sobie poradzić w praktyce. Dzięki temu łatwiej ułożysz codzienne rozliczenia z urzędem skarbowym.
Czym jest ryczałt w firmie?
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych to podatek liczony od przychodu, a nie od dochodu. Oznacza to, że fiskusa nie interesują Twoje koszty firmowe, tylko to, ile łącznie wystawiłeś faktur w danym okresie. Dla wielu firm o niskich wydatkach bieżących to bardzo proste i często tańsze rozwiązanie niż skala podatkowa czy podatek liniowy.
Ustawa przewiduje kilka stawek ryczałtu powiązanych z rodzajem przychodu. Inna stawka dotyczy usług informatycznych, inna robót budowlanych, a jeszcze inna najmu czy handlu. Właśnie prawidłowe przypisanie stawki do tego, co realnie robisz, jest jednym z ważniejszych elementów poprawnego rozliczenia.
Kto może rozliczać firmę na ryczałcie?
Zanim zdecydujesz, jak rozliczyć podatki w firmie na ryczałcie, musisz sprawdzić, czy w ogóle możesz się na niego zdecydować. Ryczałt jest dostępny dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, przedsiębiorstw w spadku oraz wybranych spółek cywilnych i jawnych, w których wspólnikami są wyłącznie osoby fizyczne. Istnieje także limit przychodów z poprzedniego roku, liczony w euro, którego przekroczenie wyłącza tę formę od następnego okresu.
Są też branże i sytuacje, dla których ryczałt jest z góry wyłączony. Dotyczy to między innymi działalności aptecznych, handlu częściami do pojazdów czy firm, które przeszły określone przekształcenia między małżonkami. Ryczałtu nie wybierzesz również wtedy, gdy świadczysz usługi dla byłego pracodawcy w tym samym zakresie, w którym pracowałeś na etacie.
W dużym skrócie z ryczałtu mogą korzystać głównie następujące podmioty:
- jednoosobowe działalności gospodarcze, które mieszczą się w limicie przychodów,
- spółki cywilne i jawne osób fizycznych, jeśli wszyscy wspólnicy wybiorą ryczałt,
- przedsiębiorstwa w spadku kontynuujące działalność zmarłego przedsiębiorcy.
Wyjątkiem jest najem prywatny, który od kilku lat jest z mocy prawa opodatkowany ryczałtem. Wtedy nie prowadzisz firmy, ale i tak składasz roczne zeznanie na formularzu PIT-28, podobnie jak przedsiębiorca.
Jak rozliczyć podatki w firmie na ryczałcie krok po kroku?
Masz już wybraną formę opodatkowania i zarejestrowaną działalność w CEIDG, a teraz chcesz wiedzieć, jak wygląda samo rozliczenie w praktyce. W gruncie rzeczy sprowadza się ono do trzech stałych zadań: bieżącej ewidencji przychodu, obliczania zaliczek oraz rocznego zeznania.
Podstawą jest ewidencja przychodów, czyli prosta księga, w której zapisujesz wszystkie faktury sprzedaży z podziałem na stawki ryczałtu. Możesz prowadzić ją papierowo albo w programie księgowym, choć w najbliższym czasie dojdzie obowiązek przekazywania elektronicznego pliku JPK dla tej ewidencji. Do ewidencji dołączasz wykaz środków trwałych i przechowujesz dowody zakupu towarów, mimo że nie stanowią kosztu podatkowego.
Sam proces liczenia podatku wygląda zawsze podobnie:
- ustalasz łączny przychód w danym miesiącu (lub kwartale) dla każdej stosowanej stawki,
- pomniejszasz przychód o zapłacone składki społeczne i część składki zdrowotnej, rozdzielając je proporcjonalnie między stawki,
- mnożysz przychód po odliczeniach przez właściwą stawkę ryczałtu i zaokrąglasz wynik.
Tak obliczoną zaliczkę wpłacasz na swój mikrorachunek podatkowy z oznaczeniem formularza PPE. Możesz to robić miesięcznie albo kwartalnie, jeżeli spełniasz warunek limitu przychodów z wcześniejszego roku. Na koniec roku składasz PIT-28, w którym wykazujesz wszystkie przychody, zastosowane stawki oraz odliczenia, takie jak IKZE, ulga rehabilitacyjna czy termomodernizacyjna.
Jak ryczałt łączy się ze składką zdrowotną i ulgami?
Polski Ład mocno zmienił sposób liczenia składki zdrowotnej u przedsiębiorców. Na ryczałcie jej wysokość zależy od progu rocznych przychodów i jest stała w danym progu, bez względu na to, jakie masz koszty. Im wyższe przychody, tym wyższa miesięczna składka, ale i tak możesz odliczyć od przychodu jej część, co realnie obniża podatek.
Co ważne, ryczałt nie pozwala na odliczanie klasycznych kosztów firmowych, jak leasing, paliwo czy sprzęt komputerowy. Możesz za to pomniejszyć przychód o zapłacone składki społeczne, część składki zdrowotnej oraz wybrane ulgi. Dotyczy to między innymi wpłat na IKZE, ulgi na internet, ulgi rehabilitacyjnej czy ulgi termomodernizacyjnej. Jeśli stosujesz kilka stawek ryczałtu, odliczenia rozkładasz proporcjonalnie do udziału poszczególnych przychodów w całości.
Warto też pamiętać o relacji ryczałtu z innymi dochodami. Jeżeli prowadzisz firmę na ryczałcie, a jednocześnie pracujesz na etacie, to za działalność składasz osobny PIT-28, a za etat klasyczny PIT-37. Wspólne rozliczenie z małżonkiem jest wyłączone przy ryczałcie z działalności, ale może być możliwe przy innych dochodach opodatkowanych skalą, gdy spełniacie warunki z ustawy o PIT.
Jakie błędy przy ryczałcie zdarzają się najczęściej?
Czy da się mieć prosty podatek i jednocześnie mocno się na nim pomylić? Niestety tak. Najczęściej problemem nie są same obliczenia, lecz błędne założenia na starcie. Wielu przedsiębiorców wybiera stawkę ryczałtu tylko na podstawie nazwy branży, a nie faktycznego opisu usługi w klasyfikacji PKWiU. To prosta droga do sporu z fiskusem, który może uznać, że część przychodów wymaga wyższej stawki.
Drugi typowy błąd to brak rzetelnej ewidencji przychodów. Jeśli organy podatkowe uznają, że nie da się na jej podstawie ustalić realnych przychodów, mogą oszacować je samodzielnie i zastosować stawkę sankcyjną, wielokrotnie wyższą niż zwykła. Ryzyko rośnie zwłaszcza wtedy, gdy prowadzisz kilka rodzajów działalności i nie rozdzielasz przychodów według stawek.
Do tego dochodzą kwestie formalne, które potrafią drogo kosztować: spóźnione wpłaty zaliczek, brak zgłoszenia wyboru ryczałtu w terminie czy wykonywanie usług dla byłego pracodawcy w tym samym zakresie, co na etacie. W takich sytuacjach możesz stracić prawo do ryczałtu w trakcie roku i przejść na zasady ogólne, często z wyższym obciążeniem podatkowym.
Jeśli chcesz uporządkować procesy w firmie, zadbać o właściwą stawkę i poprawnie wybrać formę opodatkowania, warto przeanalizować cały model biznesowy, a nie tylko sam podatek. To najlepszy moment, by na spokojnie zdecydować, jak rozliczyć podatki w firmie na ryczałcie, żeby łączyło się to z Twoimi kosztami, poziomem przychodów i planami rozwoju.
Artykuł powstał przy współpracy z digitalone.pl.
Artykuł sponsorowany
